Получить консультацию
Просто оставьте свои контакты, мы перезвоним и ответим на любые вопросы о преимуществах и возможностях платформы Сделка.рф
Записаться на демо
Менеджер перезвонит, чтобы записать вас на удобное время. Демо-презентация займёт не более часа — мы покажем, как работает наша платформа и ответим на все ваши вопросы.
Вы руководите отделом продаж застройщика, есть стабильный поток лидов от покупателей, 3 менеджера и 2 сотрудника бэк-офиса – все необходимое для выполнения плана продаж. Однако последнюю неделю каждого месяца ваш отдел живет в жесточайшем стрессе: успеем ли провести все сделки? И в последние три дня с нечеловеческими усилиями менеджеры проводят больше сделок, чем за предыдущие 2 недели. Недовольство сыплется со всех сторон:
  • менеджеры жалуются на ипотечных брокеров, потому что те не успевают вовремя заводить заявки на ипотеку;
  • ипотечные брокеры жалуются, что не хватает времени обрабатывать сложные сделки с маткапиталом, опекой, встречной продажей, и их все время сдвигают на следующий месяц;
  • менеджеры в напряжении из-за того, что рискуют не выполнить план продаж: не все клиенты смогут провести регистрацию в текущем месяце;
  • клиенты (особенно иногородние и занятые деловые люди) негодуют, что вынуждены приспосабливаться к наличию свободных «талончиков» в МФЦ;
  • финансистам не нравится, что компании приходится платить 6 700 рублей за электронную регистрацию стороннего банка для того, чтобы сделать «приятно» клиенту;
  • бэк-офис нервничает за выполнение плана по поступлениям из-за того, что пакеты в МФЦ могут доставляться неделю вместо одного рабочего дня;
  • юрист отдела продаж просто всех тихо ненавидит, потому что его постоянно дергают;
  • вы как руководитель не понимаете, кто на самом деле виноват.

Похоже на вашу ситуацию? Читайте дальше, будем разбираться, как с этим справиться с помощью цифровизации процессов.

Большинство перечисленных проблем можно свести к одной – слишком много времени тратится на то, чтобы заполнить, сдать и получить документы. Если мы научимся делать это быстрее, то сможем выполнять и даже перевыполнять планы по продажам без лишних нервов. Рассмотрим каждый шаг, на котором мы теряем время, и подумаем, как его можно сэкономить.

Пожиратели времени: самые узкие места в традиционном процессе

Работа разных сотрудников тормозится из-за неудобных аналоговых процессов.

Руководитель отдела продаж

  • Выполнение плана продаж зависит от загруженности юриста, который ходит с клиентами в МФЦ, сделки последних дней месяца оказываются «рискованными».
  • Из-за сбоев в системе доставки пакетов из Росреестра в МФЦ не выполняется план по поступлениям (часто документы доставляют не 2–3 рабочих дня, а 5–8 дней), поэтому сложно прогнозировать поступления.

Бэк-специалисты (контроль регистрации и поступлений)

  • Нужно найти удобное для каждого клиента время для регистрации сделки, прозвонить клиентов накануне, чтобы подтвердить время регистрации. Если клиент отказался от регистрации в зарезервированное время, нужно успеть предложить это время другому клиенту.
  • В последние дни месяца запись на регистрацию очень плотная и часто невозможно учесть индивидуальные условия и «втиснуть» клиента, который может только в эти дни (иногородний, улетает в отпуск или уезжает в командировку). Из-за этого падает уровень клиентского сервиса, клиенты недовольны и часть сделок срывается.
  • Бэк-специалист вынужден контролировать момент регистрации и оперативно передавать данные в банк, который предоставил ипотеку или клиенту (100% оплата, рассрочка, обмен), чтобы быстро получить оплату при традиционной регистрации.

Ипотечный брокер

  • Допускает ошибки, когда заносит данные о покупателе в разные системы и заполняет анкеты.
  • Из-за работы в десяти окнах и чатах банков одновременно рассеивается внимание.
  • Постоянно отвлекается на звонки от клиентов, которые хотят узнать о статусе заявки или регистрации.
  • Заполняет несколько вариантов анкет по одному и тому же клиенту в разные банки, это снижает производительность.
  • Волнуется о статусе заявления в банке.
  • Не уделяет нужное время сложным клиентам и сделкам, потому что много времени теряет на механические процедуры.

Менеджер

  • Допускает ошибки, когда заносит данные о покупателе в разные базы данных.
  • Если нет CRM, хранит данные о покупателе в разных сводах, файлах и таблицах, теряет важную информацию, забывает актуализировать каждую из множества таблиц для разных отделов (например, для юристов эксель по записи на регистрацию, для финансистов свод по сделкам, направленным на регистрацию).
  • Приходится вручную отслеживать даты регистрации по своим клиентам.

Юрист отдела продаж

  • Дважды ходит в МФЦ по каждой сделке – брать талоны на регистрацию и с клиентами сдавать документы.
  • Не знает дату, когда зарегистрированные в Росреестре пакеты получат в МФЦ.
  • Вынужден координировать свои действия с бэк-специалистом, который отслеживает дату поступления пакетов документов в МФЦ, из-за этого теряется операционная эффективность.

Сложный банк или клиент

Все осложняется еще сильнее, когда вы работаете с проблемным банком по ипотеке или со сложными сделками.
1
Банк со сложной анкетой, в которой надо указать много разных данных о покупателе.
2
Сложные сделки:
  • с участием маткапитала;
  • с опекой, с выделением доли детям;
  • с сертификатами Газпрома, долгое согласование объекта;
  • когда деньги на первоначальный платеж идут от продажи текущего жилья (встречная продажа).
Часто в конце месяца брокеры сдвигают такие сделки на следующий, потому что не верят, что успеют провести.

Человеческий фактор: где допускают самые критичные ошибки

Чем больше документов приходится заполнять специалисту, тем выше вероятность, что он ошибется. Поэтому при традиционной регистрации сделки риск ошибок и опечаток возрастает в разы – если фамилию клиента нужно будет написать 15 раз, то не факт, что везде она будет написана правильно.

Чаще всего ошибки допускают при заполнении персональных данных, например, ошибиться может менеджер при занесении данных в CRM и формировании ДДУ или ипотечный брокер, когда заполняет анкеты нескольких банков. И хорошо, если ошибку заметят до того, как документы уйдут из отдела продаж в банк для оформления кредитного договора или в Росреестр для регистрации сделки.

Но бывает так, что ошибки обнаруживают, когда процесс уже запущен. Последствия невнимательности крайне неприятные. Например, если ошибки в ДДУ обнаружат на моменте регистрации, то Росреестр ее приостанавливает. По закону регистрация может длиться до 6 месяцев и Росреестр не обязан отчитываться, почему он так тянет. Вряд ли клиенту понравится такое длительное ожидание, для компании в этом случае есть большой риск потерять сделку.

Если ошибка обнаружится в подготовленном кредитном договоре, то придется его делать снова, на это уйдет от 2 до 5 дней в зависимости от банка. Помимо увеличения сроков сделки, увеличивается риск ее расторжения. И, конечно, невосполнимые репутационные риски – клиенты крайне негативно относятся к таким ситуациям, потому что ипотечный сервис застройщика призван максимально сократить сроки и избавить клиента от лишних телодвижений.

Сделка.РФ позволяет весь процесс вести в личном кабинете в одном окне, при этом вероятность ошибиться при занесении данных снижается практически до нуля.

Сколько длится регистрация

Сегодня существует два способа зарегистрировать сделку:
  • традиционная, когда вы идете по инстанциям и лично относите документы;
  • электронная, которую можно оформить онлайн, например, на платформе Сделка.РФ.

На электронную регистрацию (ЭР) уходит 3–5 дней с момента отправки заявки. Традиционная регистрация занимает 12–15 дней: 9 рабочих дней оформление в Росреестре, еще 3 дня уходит на доставку документов из Росреестра в МФЦ, плюс 1–2 дня нужно выделить клиенту, чтобы он смог прийти и забрать документы из МФЦ.

Регистрация договора в Росреестре: экономия от 4 до 7 дней

Если регистрировать договор традиционным способом, то придется сходить в МФЦ дважды – сдать и забрать документы. Со всеми вытекающими отсюда минусами – очередями и отсутствием талонов. Если оформлять все через сайт Сделка.РФ, то никуда идти не нужно, все происходит в личном кабинете.
Цикл сделки от момента подписания ДДУ до поступления средств на эскроу-счет сокращается в среднем на 9 рабочих дней.

Ипотека: экономия 35 минут на каждой анкете

Больше всего времени уходит на заполнение заявлений. Подайте одно заявление во все банки и сэкономьте время на внесении данных.

Открытие аккредитива и счета-эскроу: клиент экономит 50 минут

Не нужно сидеть в очередях и заполнять заявление, клиент приходит в назначенное время в банк и ставит свою подпись.

Как проходит электронная регистрация с сервисом Сделка.РФ

1
Клиент выбрал объект и забронировал его.
2
Клиент с менеджером согласовывают форму оплаты: ипотека, рассрочка, единовременный платеж.
3
Менеджер готовит ДДУ, клиент его подписывает.
4
Если сделка с ипотекой, бэк-специалист формирует в Сделка.РФ единую заявку на ипотеку и отправляет в несколько банков.
5
Офферы банков поступают в личный кабинет Сделка.РФ, там же происходит одобрение ипотеки.
6
Бэк-специалист оформляет в личном кабинете заявку на открытие аккредитива/номинального счета.
7
Покупатель выпускает ЭЦП и подписывает документы.
8
Пакет документов уходит в Росреестр.
9
Покупатель и застройщик через 3–5 дней получают уведомление об окончании регистрации и видят изменение в личном кабинете в Сделка.РФ, бэк-специалист отправляет документы в банк для раскрытия аккредитива.

Что делать: от хаоса к порядку за 7 шагов

Рекомендации, как наладить порядок и повысить эффективность в отделе продаж застройщика.
1
Пропишите четкую инструкцию для каждого участника процесса (менеджера, бэк-специалиста, специалиста по регистрации, ипотечного брокера), в которой описана последовательность действий и регламентируются сроки выполнения каждого действия.
2
Сделайте в CRM монитор задач каждого сотрудника с установленным дедлайном и ежедневным контролем РОП.
3
Организуйте работу всех специалистов (специалиста по регистрации, ипотечного брокера,специалиста бэк-офиса) в едином рабочем онлайн кабинете. Так выглядит это окно в Сделка.РФ.
4
Снижайте время, которое тратит ипотечный брокер на оформление анкеты в разные банки, пользуйтесь сервисом с единой формой анкеты.
5
Откажитесь от традиционной регистрации. Физическое присутствие для регистрации сделки – это пережиток прошлого, который съедает массу ресурсов.
6
Сделайте процедуру открытия аккредитивных счетов и эскроу максимально упрощенной для покупателя – заполняйте заявки на открытие счетов предварительно из единого рабочего кабинета бэк-специалиста, интегрированного с CRM и банками, чтобы клиент проводил в банке 10, не 90 минут.
7
Поставьте сотрудникам план по конверсии. Средняя по отрасли конверсия лидов в сделку 10-12%

Заключение

Цифровизация поможет повысить эффективность отдела продаж. Сделка.РФ – единственный сервис, который автоматизирует все этапы продажи недвижимости. Что вы получите, если начнете работать с платформой.
1
Клиент получает сервис более высокого уровня, теперь он может:
  • удаленно (из дома или находясь в другом городе) подать заявку на регистрацию;
  • зарегистрировать сделку в удобное время и не зависеть от МФЦ;
  • сэкономить время в банке на открытие аккредитива и эскроу-счета.
2
Бэк-офис экономит время, которое может потратить на сложные сделки.
3
Девелопер:
  • получает контроль и прозрачность каждого этапа сделки за счет того, что все происходит в едином окне;
  • сокращает цикл сделки на 9 дней.
Подписывайтесь на наш блог и будьте в курсе последних событий